| Strombeek-Bever 15 oktober 2008 - We praten met de IT verantwoordelijke van Simla Home Decoration. Twee jaar na de implementatie van het mobiele project, kwamen we terug om de stand van zake te bespreken... |
Een nieuw tijdperk
“In juli 2006 kozen we ervoor een nieuwe stap te zetten in het digitale tijdperk. We merkten meer en meer dat efficiënt bestellingen noteren en klanten voorzien van up-to-date informatie cruciaal werd in de concurrentiestrijd”, aldus de IT verantwoordelijke bij Simla. “Onze mensen op de baan kregen keer op keer heel specifieke vragen van hun klanten, waar ze niet meteen op konden antwoorden; over producten, leveringstermijnen, openstaande bestellingen, en nog veel meer. Het werd duidelijk dat we op zoek moesten gaan naar een oplossing die ons bestelproces aanzienlijk kon versnellen en die onze verkopers extra middelen gaf om hun klanten van een optimale service te voorzien.”
Één systeem, op de baan en op de beurs
“Elk jaar zijn we aanwezig op de belangrijkste decoratiebeurzen in Europa. Daarnaast organiseren we meerdere keren per jaar een opendeurdag. Deze evenementen zijn extreem belangrijk voor een bedrijf als Simla. Meer dan 60% van onze bestellingen op jaarbasis, worden genoteerd op de beurzen. Daarom was het voor ons cruciaal dat we een syteem vonden dat zowel op de baan, als op beurs, als in onze eigen showroom kon gebruikt worden en dat gekoppeld werd met ons ERP-syteem Venice”, vertelt de IT verantwoordelijke. “Simla werkt al jaren zeer goed met het boekhoud- en facturatiepakket van Venice, dus het was heel belangrijk dat we op dit gebied geen veranderingen moesten doorvoeren.”
Een oplossing op maat
De belangrijkste vereisten waren:
- een vlotte koppeling naar het Venice pakket,
- de mogelijkheid om zelf te beheren welke informatie uit Venice toegankelijk werd gemaakt voor de mobiele gebruikers
- het bestelproces aanzienlijk versnellen
fouten tot een absoluut minimum herleiden,
- de ingewikkelde prijzenstructuur uit Venice gebruiksvriendelijk maken voor de verkopers,
- klanten een snellere en betere service bieden,
- de interne verkoopdienst voorzien van statistische gegevens van de acties van de buitendienst
- Interne en externe evoluties
Het verkoopteam werd, onder leiding van de IT-verantwoordelijke, betrokken en voorbereid op de implementatie van het mobiele project. De specifieke noden en behoeften werden in kaart gebracht en het mobiele platform werd hierop afgestemd. “Bij het zien van de gedetailleerde klanten- en artikelinformatie, waren onze verkopers in geen tijd overtuigd van de voordelen van het mobiele project”, verteld de IT-verantwoordelijke. “Ze hebben nu ten alle tijde toegang tot correcte klantinformatie, bestelhistorieken, back-orders, stock- en prijsgegevens, afbeeldingen, promoties en kortingen. De ontelbare telefoontjes die vroeger dagelijks gepleegd werden om bij de interne verkoopdienst informatie op te vragen zijn verleden tijd. Nu de bestellingen rechtstreeks in Venice aankomen hoeven we ons niet langer zorgen te maken om verloren geraakte bestellingen, foutief ingegeven bestellijnen, leveringen die hierdoor vertraging oplopen en alle andere foutjes die eigen zijn aan een manuele ingave.” De interne verkoopdienst getuigd net zoals de verkopers op de baan van de enorme snelheid waarmee bestellingen nu verwerkt worden. “Wij krijgen voortdurend bestellingen met enorm veel artikels, onze interne medewerkers verliezen niet langer uren tijd met het ingeven van honderden bestellijnen. Dit wordt nu automatisch geïmporteerd en meteen doorgegeven naar het magazijn om te worden klaargezet en te verzenden”, getuigd een tevreden hoofd interne verkoopafdeling.
Tevreden verkopers & aangenaam verraste klanten
Verkopers vertrekken steeds goed geïmformeerd naar hun klanten en deze genieten van de hoogstaande dienstverlening en snelle levering van hun bestellingen. Vooral op beurzen en opendeurdagen werden de voordelen zichtbaar. “Een aantal van onze belangrijkste klanten doen vaak op een beurs hun bestelling voor een volledig seizoen. Het gaat hier dus over grote bestellingen, met enorm veel artikellijnen. Wanneer de klant alles op de stand heeft bekeken, werd zijn bestelling ondertussen door de verkoper opgenomen en doorgestuurd. De klant kan meteen zijn uitgeprinte bestelbon meenemen. De levering gaat ook een pak sneller, omdat de bestelling tijdens de beurs al kan worden doorgestuurd naar Venice, om daar verder verwerkt te worden. De tijdswinst is fenomenaal.”
Toegankelijk voor iedereen
“Hoe gebruiksvriendelijk de mobiele applicatie van Odyssee Mobile is, zien we elke beurs opnieuw. Elke jaar werken we met een aantal jobstudenten die onze vaste verkopers bijstaan. De nieuwelingen zijn in geen tijd vertrouwd met het maken van bestellingen. Dit is een mooi bewijs dat de software zeer toegankelijk is en makkelijk te gebruiken, ongeacht de voorkennis van de gebruikers.”
Toekomstgericht
Het Simla team blijft ernaar streven om nieuwe evoluties in de markt op de voet op te volgen en ze leggen telkens opnieuw hun oor te luisteren bij hun klanten. Naar de toekomst toe willen ze dan ook hun website uitbreiden en een e-cataloog en een e-shop beschikbaar maken voor hun klanten. Ook de Odyssee e-commerce zal gekoppeld worden aan het ERP-pakket, zodat ook deze bestellingen rechtstreeks in Venice aankomen.
“We blijven voortdurend zoeken naar manieren om onze klanten beter van dienst te zijn en als bedrijf zo flexibel mogelijk te blijven. Met Odyssee Mobile hebben we hiervoor de perfecte partner gevonden”, zo besluit de IT-verantwoordelijke.